List motywacyjny - jak go napisać? Praktyczne porady i przykłady

Jak napisać list motywacyjny? Odpowiadając na ofertę pracy, praktycznie zawsze obok CV trzeba przesłać list motywacyjny. Recepta na przygotowanie listu jest prosta – ma dostarczyć potencjalnemu pracodawcy argumentów, żeby to nas zaprosił na rozmowę kwalifikacyjną.
List motywacyjny - jak go napisać? Praktyczne porady i przykłady
Przejrzysty, konkretny i przemyślany – taki powinien być idealny list motywacyjny. Bądź rzeczowy, opieraj się na przykładach i pomyśl, czego oczekiwałbyś na miejscu pracodawcy, a Twój list motywacyjny na pewno wyróżni się na tle innych aplikacji.

fot. sxc.hu

List motywacyjny służy do wypromowania jego autora i utwierdzenia rekrutera w przekonaniu, że to właśnie jego powinien zaprosić na spotkanie. Pisząc list, musimy pokazać, że możliwie najlepiej spełniamy wymagania pracodawcy, podane w ogłoszeniu, i w związku z tym warto poświęcić czas na rozmowę kwalifikacyjną z nami. Podobnie należy postąpić w sytuacji, gdy nie odpowiadamy na ofertę pracy. Wtedy w liście motywacyjnym musimy pokazać, na jakich stanowiskach najlepiej się sprawdzimy.

Przygotowywanie listu motywacyjnego warto zacząć od odpowiedzi na dwa pytania:

Dlaczego staram się pracę na tym konkretnym stanowisku?
Dlaczego potencjalny pracodawca powinien zatrudnić właśnie mnie?

Odpowiedzi na powyższe pytania to właśnie list motywacyjny. Poniżej seria przydatnych wskazówek, jak go napisać.

List motywacyjny - wskazania techniczne

Jeśli potencjalny pracodawca nie zaznaczy tego w ogłoszeniu, CV i list motywacyjny przygotowujemy na komputerze. Najczęściej zresztą trzeba je wysłać pocztą elektroniczną.

Pamiętajmy, że list motywacyjny nie może być ani zbyt długi, ani zbyt krótki, a jego treść powinna się zmieścić na jednej stronie formatu A4. Ważnym elementem jest wybór odpowiedniego rodzaju czcionki oraz zachowanie takiego jej rozmiaru, aby list nie stracił na swojej przejrzystości i estetyce. Nie próbujmy stosować działań typu: dużo tekstu małą czcionka, gdyż zadziała to na naszą niekorzyść, zniechęci potencjalnego odbiorcę do wczytywania się w treść, wprowadzi informacyjny chaos. Jeśli list motywacyjny jest zbyt długi istnieje zagrożenie, że w ogóle nie zostanie przeczytany. List zbyt krótki również może być źle odebrany. Może bowiem sugerować, że jego autor nie wiedział co napisać lub tworzył go w pośpiechu i bez przekonania.

Błędy ortograficzne tak w życiorysie, jak i liście motywacyjnym dyskwalifikują kandydata do bez względu na ofertę pracy, stanowisko, jego rangę i firmę. Podobnie jest z pomyłkami w nazwie firmy lub imieniu czy nazwisku osoby, do której kierujemy list. Dlatego przed wysłaniem warto przeczytać gotowy dokument kilka razy i upewnić się, że nie ma w nim błędów ortograficznych, stylistycznych czy literówek. W ich wyłapaniu pomoże program komputerowy, którego użyliśmy do napisania listu.

Bardzo istotne jest również rozplanowanie treści listu na stronie, tak by zachować optymalną przejrzystość. Wymagania są podobne jak w przypadku typowej korespondencji urzędowej: w nagłówku listu w prawym górnym rogu umieszczamy datę, następnie nieco niżej po lewej stronie podajemy swoje imię i nazwisko, adres, telefon kontaktowy oraz e-mail, zaś znowu trochę niżej, po prawej stronie umieszczamy imię i nazwisko nadawcy i/lub nazwę firmy.

Pamiętajmy, że bardzo ważne jest użycie zwrotów grzecznościowych na początku listu motywacyjnego (Szanowna Pani/Panie, Szanowni Państwo) oraz na końcu (Z poważaniem, Z wyrazami szacunku).

Do kogo kierujemy list motywacyjny

W zależności od sytuacji list motywacyjny kierujemy do konkretnych osób lub instytucji. Jego treść będzie trzeba każdorazowo modyfikować, tak by dostosować ją do potrzeb potencjalnego odbiorcy, czyli:

a) firmy, która poszukuje pracownika;
b) firmy, w której chcielibyśmy uzyskać zatrudnienie, ale nie odpowiadamy na ogłoszenie;
c) gdy wysyłamy dokumenty do agencji doradztwa personalnego.

Zawsze należy dokładnie przestudiować ofertę pracy, żeby dowiedzieć się, do kogo trzeba przesłać dokumenty. Oto kilka możliwych wariantów:

oferta pracy z podaną nazwą firmy - w takim przypadku w liście umieszczamy pełną nazwę przedsiębiorstwa, które widnieje w ogłoszeniu oraz jego adres;
oferta pracy z podaną nazwą firmy oraz osobą, do której należy przesyłać aplikacje - w takim przypadku list kierujemy tej osoby, a pod jej imieniem i nazwiskiem umieszczamy nazwę i adres firmy;
gdy nie odpowiadamy na konkretną ofertę pracy, a jedynie chcemy przedstawić swoją osobę, powinniśmy oprócz nazwy firmy i jej adresu zaznaczyć w liście motywacyjnym do kogo (dział lub osoba) kierujemy naszą korespondencję; np.: "Dyrektor Departamentu Finansowego, XYZ Sp. z o.o., ul..." lub "Prezes Zarządu XYZ Sp. z o.o. ...". Gdy znane są nam personalia osoby z Departamentu Finansowego czy Prezesa Zarządu tejże firmy, oczywiście wymieniamy imię i nazwisko poprzedzając je wyrażeniem grzecznościowym.

List motywacyjny - wskazania merytoryczne

Gdy odpowiadamy na konkretną ofertę pracy w liście motywacyjnym zawsze należy podać: pełną nazwę stanowiska, numer referencyjny (jeśli jest zamieszczony w ofercie pracy), miejsce ukazania się (np. tytuł prasowy, serwis internetowy) oraz datę publikacji.

Oto przykłady:

"W odpowiedzi na ofertę pracy zamieszczoną w „Gazecie" 6 marca 2003 roku dotyczącą stanowiska Kierownika Działu Finansowego (nr ref.: KDF/03/06), przesyłam swoje CV wraz z listem motywacyjnym ..."

"W nawiązaniu do oferty pracy, która ukazała się w serwisie internetowym 6 www.regiopraca.pl 6 marca 2003 r., dotyczącej stanowiska Kierownika Działu Finansowego (nr ref.: KDF/03/06) chciałbym zaprezentować swoje CV i list motywacyjny ..."

List motywacyjny - słowa klucze

W dalszej części listu po kolei odpowiadamy na wymagania pracodawcy, zawarte w ofercie pracy, posługując się przykładami z naszej dotychczasowej kariery. Bazowanie na konkretnych osiągnięciach jest bardzo ważny. Osoba odpowiedzialna za rekrutacje nie oczekuje od nas ogólników. Poniżej kilka przykładów tego, czego warto unikać.

1. Odpowiedzialny za
Tu należy być konkretnym i podawać dane liczbowe (procenty, wartość w złotych itp.). Pracodawcy chcą faktów. Nie piszmy np. odpowiedzialny za pisanie lecz "napisałem sześć wskazówek dla 15 tys. użytkowników na dwa tygodnie przed terminem". Unikajmy zdania: odpowiedzialny za koszty produkcji. Piszmy: obniżenie kosztów produkcji o 15 proc. w ciągu trzech miesięcy.

2. Doświadczenie
Tu też należy pisać konkretnie. Zamiast "doświadczenie w programowaniu w PHP", piszmy "napisanie programu w PHP umożliwiającego zakupy online w firmie giełdowej".

3. Doskonała komunikacja pisemna
Nie wolno tak pisać. Lepiej brzmi: "zredagowanie napisanej w przystępnym języku zakładki pomocy dla klientów na stronie internetowej firmy, dzięki czemu liczba klientów korzystających z call-center spadła o 50 proc."

4. Umiejętność pracy zespołowej
Eksperci śmieją się, że takie zdanie pasuje do CV czy listu motywacyjnego, jeśli chcemy grać w drużynie koszykówki. Lepiej napisać "dzięki współpracy z klientami, programistami, technikami i projektantami interfejsów oprogramowanie do sporządzania raportów finansowych zostało dostarczone trzy miesiące przed terminem".

5. Skrupulatność i dbałość o szczegóły
Co to właściwie za cechy? Trzeba to szczegółowo wyjaśnić, doradzają specjaliści. Nie wolno używać "skrupulatność i dbałość o szczegóły w pracy w public relations". Użyjmy zamiast tego na przykład "przygotowanie informacji dla agencji prasowych z uwzględnieniem specyfiki 25 krajów Unii Europejskiej".

6. Skuteczność działania
W CV czy liście motywacyjnym trzeba pisać tylko o sukcesach, więc nie ma potrzeby, by jeszcze to podkreślać. Własną skuteczność lepiej pokazać podając konkretne przykłady. Ogólnik typu "umiejętna sprzedaż produktu", lepiej zastąpić stwierdzeniem "Zwiększenie sprzedaży czekolady o 32 proc.".

Pamiętajmy przy tym, żeby odpowiednio reagować na słowa klucze w ogłoszeniu o wolnej posadzie i korzystać z nich podczas przygotowywania listu.

Oto przykłady: 

Przykładowe wymagania zawarte w ofercie pracy:  Przykładowa (sugerowana) treść listu motywacyjnego: 
Duży zakład produkcyjny poszukuje osoby na stanowisko: Kierownik Działu Finansowego  Posiadam ponad osiem lat doświadczenia zawodowego związanego z pracą na stanowiskach finansowo - księgowych, a obecnie od ponad dwóch lat pracuję w zakładzie produkcyjnym na stanowisku Kontrolera Finansowego. 
Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie podlegać bezpośrednio Dyrektorowi Finansowemu, a do jej zadań będzie należeć czuwanie nad całokształtem spraw finansowo-księgowych oraz nadzór nad właściwym funkcjonowaniem działu.  Moje stanowisko związane jest z całością spraw finansowo-księgowych, koordynowaniem prac działu oraz z zarządzaniem podległym personelem (10 pracowników). Bezpośrednio raportuję do Dyrektora Finansowego oraz Zarządu firmy... 
Wymagania: wykształcenie wyższe, kierunkowe  controlling i finanse, uzyskując tytuł magistra. Obecnie kontynuuję swoją edukację na studiach podyplomowych... 
znajomość obowiązujących przepisów prawa podatkowego, ustawy o rachunkowości aktualizowanie wiedzy poprzez śledzenie pojawiających się zmian prawnych  Praca na obecnym stanowisku wymaga ode mnie znajomości obowiązujących przepisów, stale uzupełniam swoją wiedze poprzez uczestnictwo
w różnego rodzaju kursach, na bieżąco śledzę zmiany w przepisach... 
doświadczenie w sporządzaniu raportów finansowych bardzo dobra znajomość języka angielskiego  Pracuję w międzynarodowym środowisku, w związku z czym wszelkie raporty i sprawozdania finansowe przygotowuje w języku angielskim, którym na co dzień się posługuję... 

 

Stosując słowa klucze przy tworzeniu listu motywacyjnego uwypuklamy to, co ważne jest z punktu widzenia pracodawcy, a więc umiejętności, kompetencje, wiedzę i doświadczenie niezbędne do pracy na proponowanym stanowisku. W ten sposób jesteśmy w stanie przekonać czytającego aplikację o tym, że poradzimy sobie z pracą, o którą się staramy i warto zaprosić nas na rozmowę kwalifikacyjną.

W liście motywacyjnym powinny także znaleźć się informacje o naszych mocnych stronach, w tym predyspozycjach osobowościowych, takich jak: efektywność, odpowiedzialność, lojalność i zaangażowanie w pracę. Skupmy się na autentycznych cechach i wartościach, które możemy wnieść do firmy i które przekonają pracodawcę, że będziemy warto nas zatrudnić. Dla przykładu, jeżeli z natury nie potrafimy być punktualni, nie zapewniajmy w liście motywacyjnym, że punktualność jest naszą dużą zaletą; jeśli nie możemy być w pełni dyspozycyjni, nie piszmy, że taką dyspozycyjność gwarantujemy pracodawcy itd.

List motywacyjny warto zakończyć informacją, że chętnie pojawimy się na rozmowie kwalifikacyjnej, by dokładniej przedstawić swoją osobę.

W liście motywacyjnym nie wolno:

prosić o pracę (należy za to napisać, dlaczego firma powinna zatrudnić właśnie nas),
używać skrótów lub sloganów,
podawać informacji, których nie można zweryfikować,
przepraszać,
tłumaczyć się,
nakazywać cokolwiek komukolwiek,
podawać informacji niezgodnych z prawdą (kłamstwa jest bardzo łatwo odkryć),
używać potocznego języka, kolokwializmów, żargonu,
robić błędów ortograficznych i stylistycznych. 

Strona stworzona przy współpracy z JOBS.PL SA 

Autor: regiopraca.pl
Współpraca: Izabela Juralewicz JOBS.PL SA
13komentarzy
Dodaj komentarz

Komentarze (13)

Niby nie wolno "robić błędów ortograficznych i stylistycznych", ale "posiadam ponad osiem lat doświadczenia zawodowego" (w przykładzie) to ewidentny błąd stylistyczny. Takie przynajmniej posiadam wrażenie
V-2, 30.03.2014, 20:08
Zgadzam się. Raczej powinno się pisać: posiadam ponad ośmioletnie doświadczenie zawodowe...
ola, 07.07.2014, 15:43
Nie rozumiesz. Doświadczenia się nie "posiada", doświadczenie się ma. Ogólnie rzecz biorąc "posiadać" da się to, czego możemy określić się właścicielami. Posiadam samochód - jestem właścicielem samochodu. Jeśli oba sformułowania da się stosować wymiennie, w porządku. Ale nie można być właścicielem doświadczenia. Dlatego czasownik "posiadać" jest tu niewłaściwy. Ludzie stosują go w miejsce czasownika "mieć", bo sądzą, że brzmi to mądrzej i bardziej formalnie. W tym przypadku jest to jednak nadużycie.
V-2, 30.08.2014, 17:42
Ogólnie rzecz biorąc "posiadać" da się to, czego możemy określić się właścicielami. Posiadam samochód - jestem właścicielem samochodu. To zbytnie uproszczenie oddające tylko istotę posiadania samoistnego. Nie jest to prawidłowa definicja posiadania.
barnaba52, 08.07.2015, 13:58
Powinno się napisać:ponadośmioletnie.
Katarzyna Zołądź, 02.01.2015, 13:10
Przyimki piszemy łącznie tylko z przyimkami: ponad - to przyimek, ośmioletnie - przymiotnik.
As, 14.01.2015, 22:30
Komentarz został usunięty.
teraz chcą zeby im pisać list motywacyjny na pracownika porządkowego tesco, albo sprzedawca w bistro w kinie, co niby w takim liście napisac? lubię sprzątac? albo lubie 'naczos' ? absurd.
Ple., 09.05.2014, 01:31
Masz napisac ze bycie sprzataczka, kasjerka to marzenie twojego zycia. Praktykujesz na co dzien w domu gdzie nigdy nie wyrosly plesnie itp. W ostatecznosci brud wylizesz wlasnym jezykiem aby twoj wymarzony pracodawca np. LSJ ze Szczecina zaoszczedzil na kosztach.
Dawid Ratajczak, 10.09.2014, 19:47
Ja rozumiem list motywacyjny na kierownika menadzera i takie tam ale na np pracownika fizycznego , pracownika na lini produkcyjnej ost spotaklem sie list motywacyjny na stanowisko fizyczne z akordem co to ma byc
Mig, 11.07.2014, 11:06
Komentarz został usunięty.
z lupo trzeba czytac , a nie kazdy lupy posiada , madrych rad chco udzielac a z siebie durni robio
bogdan , 17.10.2014, 20:21
napisz że jako pracownik fizyczny nadajesz się bardzo dobrze na niewolnika ,
i możesz pracowac jako biały murzyn .
kowalski adam, 13.03.2015, 13:11
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Komentarz został usunięty.
Jak mam zacząc list motywacyjny skoro ide na targi pracy i niewiem o jaka prace będe się starać,moze to będa różne stanowiska i co dalej >?pomóżcie mi proszę i przepraszam za błędy/!
Berbetka, 13.10.2015, 12:08
Jak mam zacząc list motywacyjny skoro ide na targi pracy i niewiem o jaka prace będe się starać,moze to będa różne stanowiska i co dalej >?pomóżcie mi proszę i przepraszam za błędy/!
Berbetka, 13.10.2015, 12:08

Polecamy